Hur att dela dokument på en social Collaboration Site

December 15

Arkiv hanteringsmöjligheter varierar mellan sociala samverkansplattformar, men som regel, är detta ett område där konstruktörerna av dessa plattformar tenderar att gynna enkelhet över förfining. Med andra ord bör social delning av en bifogad fil till en status eller blogginlägg eller skickas till en grupp vara så enkelt som möjligt.

På en social samarbetsplattform, kan du dela en fil på olika sätt.

  • Ladda upp den till aktiviteter eller en grupp eller arbetsyta.
  • Dela ett dokument som någon annan har laddat med dina kollegor.
  • Inkludera en länk till dokumentet i ett status inlägg eller kommentarer.

Poängen med filen samverkan i en social miljö är att dra nytta av den sociala dimensionen genom möjligheten att diskutera eller dela filer i den sociala strömmen utöver samarbeta på själva filerna. När en fil är utsänd till ett företag socialt nätverk, bär det också med den länkar till profiler dokument författare. Som stöder en kärn stöd av social samverkan: förmågan att hitta innehåll genom människor och människor genom innehåll.

Uppladdning och nedladdning delade dokument

Att dela dokument givetvis börjar med möjlighet att ladda upp och ladda ner dem, vilket är något som varje social samarbetsmiljö stödjer, och ofta på mer än ett sätt. Här är några vanliga mönster för att dela dokumentfiler:

  • Basic: Klicka på en knapp märkt något liknande Ladda upp och använda browserâ € s fil väljer dialogrutan för att välja en eller flera filer.
  • Dra och släpp: Dra en eller flera filer från en mapp på datorn till den sociala samverkan användargränssnitt, och uppladdningen startar så fort du träffar rätt droppe regionen på sidan.
  • Desktop-fil systemintegration: Med tillägg av en stationär programvarukomponent (t.ex. IBM Connections Desktop Plugin för Windows), användare kan högerklicka på en fil i alla Windows-mappen och få en meny med kommandon som innehåller ett alternativ för att dela filen på Connections.
  • Desktop App integration: Microsoft Office är den vanligaste målet för plugin-program som förenklar processen att publicera dokument till en samarbetsplattform direkt inifrån appen. Ett exempel är Jive för Office. I detta fall, är integreringen på nivån för den tillämpning snarare än filsystemet.

Efter en lyckad uppladdning, kommer en länk till filen visas på samarbetsnätverk med antingen namnet på filen eller en titel som tillhandahålls av användaren.

Filsynkronisering apps och plug-ins kan också automatisera processen med att hålla den lokala skrivbordet kopia av en fil i synk med den senaste versionen i samarbetsmiljö.

Förhands ett delat dokument i webbläsaren

En praktisk alternativ till att ladda ner en fil är förmågan att förhandsgranska den i webbläsaren. Jive, IBM Connections, Yammer och andra ger inbyggda fil tittare för detta ändamål. Följande bild visar ett dokument förhandsvisning i Jive. Detta är meningsfullt för alla som vill läsa filen men inte nödvändigtvis redigera det eller spara en kopia på hans dator. Du kan ge feedback genom kommentarer i samband med filen, baserat på vad du såg i förhandsgranskningen.

Hur att dela dokument på en social Collaboration Site

En webbaserad förhandsgranskning låter dig se innehållet i ett dokument utan att behöva ladda ner den.

Några webbläsarbaserade appar utöver förhandsvisningar för att stödja webbaserad redigering av filer, en förmåga som först sågs i Google Dokument. IBM har en liknande app, IBM Dokument, som kan användas tillsammans med IBM Connections. Båda tillåter redigering Microsoft Office-filer i en webbläsare-baserad editor.

Observera att webbaserad redigering är förmodligen mest lämplig för relativt enkla dokument, såsom minnesanteckningar. För hårdare formaterade dokument, du € ll medföra viss risk för det webbaserade editor misslyckas med att bevara den ursprungliga formateringen. Förhandsgranska apps allmänhet gör ett bra jobb med att approximera formateringen av den ursprungliga filen, och även om förhandsgranskningen är ofullkomliga, åtminstone den underliggande filen är oförändrad.

Kontroll dokument i och ut

I allmänhet, samarbetar på ett dokument fil innebär hämtar det, med hjälp av skrivbordsprogram för att redigera den, och ladda upp en ny version. Dokumenthanteringssystem traditionellt undvika förvirring över vem som redigerar en fil med en check - in / check - out mekanism:

  • Utcheckning: När en kollaboratör checkar ut en nedladdad fil, är det låst för redigering, och endast den personen kan ladda upp en ny version för att checka in som ny, officiell kopia. En administratör kan också ta bort låset, om det behövs (till exempel om någon låser en viktig fil precis innan du går på semester).
  • Incheckning: När en ny version av en fil checkas in, blir det den officiella aktuell kopia, men äldre versioner bevaras i fall du behöver för att gå tillbaka till dem.

Dela dokument som sociala objekt

IBM Connections stöder fil check in / check-out och andra grundläggande dokument ledningsfunktioner, men många sociala samarbetsverktyg tar en enklare metod, att förlita sig på samordning mellan medarbetare genom fodret. Med andra ord, hanterar de dokument som andra sociala objekt, exempelvis länkar eller bilder, som delas i aktiviteter eller en gruppdiskussion. Någon som reviderar ett dokument kan enkelt lägga upp en ny version som en bilaga till en status inlägg som beskriver förändringarna, och den nyaste versionen som dyker upp i aktiviteter (eller i en sökning) antas vara den mest aktuella versionen.

Dela filer genom aktiviteter lämnar visst utrymme för förvirring, eftersom versioner av filer föröka sig. Se till att du förstår hur delning hanteras på din sociala samarbetsplattform.