Vad är en Request for Proposal (RFP)?

March 20

Vanligtvis kallas en RFP, är begäran om förslaget ett dokument används av många organisationer för att få erbjudanden av tjänster eller varor från potentiella leverantörer. Den exakta strukturen för en RFP kommer att variera från en situation till en annan. Detta innebär att formeln för hur man skriver en RFP beror en hel del på den kultur av den enhet som utfärdar begäran och vad de hoppas att lära av svaren. Här är några exempel på faktorer som finns i många förfrågningar om förslag oavsett bransch eller organisation inblandade.

Som med många affärer skrivande insatser, kommer en riktig begäran om förslag börjar med att konstatera att syftet för dokumentet. Detta kan oftast sammanfattas i några få meningar och låter de sökande eller parter uppmanas att lämna in ett formellt förslag att veta exakt vad den emitterande enheten söker i vägen för tjänster eller varor. Även den mest avslappnade av format för en RFP kommer att innehålla information av detta slag.

Tillsammans med angivande av syfte eller orsaken till RFP, är det inte ovanligt att en del allmän information om den enhet som ska ingå. Informationen ger oftast bara en del detaljer på företagets storlek, antalet platser för närvarande underhålls och några direkta planer på expansion som kan påverka svaren från de sökande. Vanligtvis är detalj inte avsedd att vara fullständig. Det är dock oftast tillräckligt för att tillåta de sökande att bedriva forskning på egen hand för att utöka sin förståelse för behoven hos den part som utfärdar begäran förslaget.

I strukturen, kan en begäran om förslag vara mycket bred eller mycket detaljerade. Vissa ansökningar inte längre än en sida och omfattar bara allmänna riktlinjer för inlämning, såsom några specifika områden för att ta itu med, hur man skickar in det färdiga förslaget, och det datum som alla förslag förfaller. Andra RFPs ger särskilda avsnitt och ett format som måste följas utan undantag.

Det finns fördelar med att båda dessa metoder för att formatera begäran om förslaget. Det breda formatet säkerställer att nödvändig information kommer att finnas i kroppen av svaret, men tillåter företaget att få en uppfattning om hur varje sökande presenterar sig själva när det tillåts en hel del spelrum i svaret. Däremot berättar en mycket strukturerad format sökanden exakt hur att organisera data på ett sätt som är säker på att ha mening för den emitterande enheten. Samtidigt gör den övergripande strukturen det möjligt att bokstavligen jämföra svaren från flera respondenter sida vid sida, gå nedåt i listan över avsnitt en efter en.

Beroende på vilken typ av tjänst eller vara inblandade, begäran om förslag kan innehålla exempelscenarier som illustrerar vad avsändaren av förfrågan behöver från en leverantör i både rutin- och nödsituationer. Till exempel, om RFP är för tele-tjänster, kan upphovsmannen vill veta om säljaren kan garantera tillgången till ett visst antal hamnar eller linjer även under högtrafik affärstider. Säljaren kan också behandla specifika frågor som genomförandet av ett stödnätverk för användning i händelse av ett bolag bred nödsituation, eller om säljaren kan hantera schemaläggning och utföra konferenssamtal utan liten eller ingen förvarning.

Företag eller andra organisationer som behöver utfärda ett RFP men är inte säker på hur man kan strukturera dokumentet på bästa sätt kan ofta börja processen genom att använda en av de många fria RFP mall alternativ som finns på nätet. Dessa mallar kan modifieras efter behov. I vissa fall kommer mallarna kommer med minst en begäran om förslag exempel, som kommer att fungera som en vägledning för den enskilde eller laget har ansvar för att förbereda RFP.

  • En RFP är ett skriftligt förslag från potentiella leverantörer för produkter eller tjänster.
  • En riktig begäran om förslaget kommer att börja med att konstatera att syftet för dokumentet.